Hace unas semanas una empresa nos planteó una consulta que escuchamos cada vez con más frecuencia:

—¿Podemos implantar Microsoft Copilot en nuestro entorno?

La respuesta parecía sencilla. Pero antes de hablar de licencias, asistentes inteligentes o automatizaciones, hicimos algunas preguntas:

·         ¿Dónde está almacenada vuestra información?

·         ¿Quién tiene acceso a ella?

·         ¿Existe una única versión de cada documento o varias repartidas entre distintas plataformas?

·         ¿Los sistemas comparten datos entre sí?

Y es que muchas organizaciones quieren empezar la casa por el tejado. La Inteligencia Artificial está viviendo uno de los mayores momentos de crecimiento de los últimos años y la sensación es clara: si no utilizas IA, te estás quedando atrás.

Cada semana aparecen nuevas herramientas prometiendo ahorrar tiempo, automatizar procesos y mejorar la productividad. ChatGPT, Copilot, agentes inteligentes, automatizaciones avanzadas...

Pero existe un problema.

La mayoría de las empresas no fracasan al implantar Inteligencia Artificial por la tecnología que eligen. Fracasan porque su organización todavía no está preparada para aprovecharla y sacarle el máximo partido.

 

El gran error: pensar que la IA es el punto de partida

Existe la creencia de que la Inteligencia Artificial es el siguiente paso lógico para cualquier empresa que quiera digitalizarse. Sin embargo, en la mayoría de los casos ocurre justo al contrario. La IA suele ser el último paso.

Antes de pedirle a una herramienta que genere informes, responda preguntas o analice información, esa información debe estar ordenada, actualizada y accesible.

Porque la IA no corrige procesos desorganizados.

No elimina datos duplicados.

No reorganiza documentación dispersa.

Y tampoco distingue automáticamente cuál es la versión correcta de un procedimiento cuando existen cinco diferentes.

Lo único que hará será trabajar con la información que encuentre.

Y si la base está desordenada, los resultados también lo estarán.

 

Auditoría tecnológica: los cuatro aspectos que deberías revisar

1. ¿Dónde se aloja la información de tu empresa?

La mayoría de las organizaciones no tienen un problema de falta de información.

·         Tienen un exceso de ubicaciones.

·         Documentos en SharePoint.

·         Archivos en servidores.

·         Información en correos electrónicos.

·         Datos en ERP, CRM o aplicaciones de terceros.

Antes de pensar en IA conviene entender:

• Qué información existe.
• Dónde está almacenada.
• Quién la utiliza.
• Qué contenido está duplicado.
• Qué datos ya no aportan valor.

Cuanto más ordenada esté la información, más útiles serán las herramientas que trabajen sobre ella.

 

2. Detectar procesos que siguen dependiendo de tareas manuales

Muchas empresas quieren automatizar procesos sin conocer realmente dónde están perdiendo tiempo.

-          Aprobaciones que pasan por demasiadas personas.

-          Información que se copia manualmente entre sistemas.

-          Informes que requieren horas de preparación.

-          Documentación que sigue revisándose de manera manual.

La IA puede ayudar a reducir esa carga operativa.

Pero primero es necesario comprender cómo funciona realmente el proceso

 

3. Revisar la seguridad antes de abrir nuevas puertas

Cuando una solución de IA puede acceder a gran parte de la información corporativa, la seguridad deja de ser un tema secundario.

Es fundamental conocer:

• Quién puede acceder a cada documento.
• Qué información es confidencial.
• Qué permisos están obsoletos.
• Qué riesgos existen actualmente.

Muchas auditorías tecnológicas descubren vulnerabilidades que llevaban años pasando desapercibidas. ¿Y si en tu empresa ocurre esto?

 

4. Analizar la capacidad de integración

El verdadero potencial de la IA aparece cuando puede conectar información procedente de diferentes sistemas.

Pero eso solo es posible cuando dichos sistemas pueden comunicarse entre sí.

Si el ERP, el CRM, la plataforma de RRHH y el gestor documental funcionan de forma aislada, el valor que puede aportar cualquier solución basada en IA será limitado.

 

Antes de invertir en Inteligencia Artificial, asegúrate de que tu empresa está preparada para el cambio.

La Inteligencia Artificial puede transformar una organización.

Pero solo cuando existe una base sólida sobre la que construir.

Porque la IA no arreglará el caos.

Lo que hará será hacerlo más visible.

En Fontventa ayudamos a las empresas a analizar sus procesos, sistemas, datos y riesgos para construir una infraestructura preparada para aprovechar todo el potencial de la Inteligencia Artificial.